Parece que estás a tentar garantir que vais estar à espera antes da outra pessoa. Isto normalmente não dá frutos, já que, além de tudo o mais, os aviões podem aterrar cedo. Também é meio injusto, a menos que seu tempo seja claramente menos valioso que o deles (por exemplo, porque você está pegando um cliente importante, ou porque você sabe que o viajante estará exausto e desesperado para chegar em casa o mais rápido possível).
Eu pediria ao viajante que fizesse um orçamento. A menos que eles sejam relativamente inexperientes, eles têm uma noção tão boa quanto você tem de que isso leva algum tempo. Eles têm mais idéia do que você faz da sua bagagem, costumes e situação imigratória. E o mais importante, se eles lhe disserem que esperam que leve pelo menos X minutos, então eles lhe deram “permissão” para não estar lá se eles estiverem mais cedo. Eles não ficarão tão desapontados quando você não estiver, e você não se sentirá mal.
Organize um local de reunião de reserva para esperar no caso de você não estar de pé nas chegadas.
Minha regra geral quando eu estou adivinhando qual bustrain eu posso pegar longe do aeroporto, é que não vale a pena nem mesmo olhar para menos de 30 minutos se eu tiver bagagem despachada. Mais comumente eu faço este cálculo para Heathrow ou Gatwick, que reconhecidamente não são os menores ou mais rápidos aeroportos do mundo.
Ainda assim, você provavelmente pode adicionar esses 30 minutos e estar razoavelmente seguro. É improvável que eles façam melhor do que 20 minutos para qualquer coisa que não seja casos “triviais” (Schengendomestic, sem bagagem, aeroporto de tamanho normal ao invés de dizer Schipol que é vasto e tem tempos de táxi correspondentemente longos). É improvável que eles sejam muito inconvenientes ao esperar 10 minutos, desde que saibam que você está a caminho.
Em grandes aeroportos você provavelmente pode adicionar uma hora e ainda estar lá na primeira metade do tempo ou melhor. Basta prestar atenção no futuro a quando você chegar e quanto tempo você espera.